En artículos anteriores hemos comentado cuál es la legislación que regula las asociaciones. En esta ocasión veremos qué obligaciones documentales tienen.
Libro de actas: donde consten los acuerdos adoptados tanto por el Órgano de Gobierno de la entidad (Junta o Asamblea General), como por el Órgano de Representación (Junta Directiva). Como mínimo deberá constar anualmente el Acta de la Asamblea General Ordinaria donde se aprueban las cuentas del ejercicio anterior (máximo seis meses desde la finalización del ejercicio).
Es muy importante hacer constar en nuestros Estatutos, la fecha de cierre de cada ejercicio económico.
Libro de registro de socios: donde conste toda la relación de los socios censados a lo largo de toda la existencia de la asociación.
Libro de socios en alta: Donde conste la relación actualizada de los socios en estado de alta.
Certificado de contratista: a todas aquellas personas o empresas que, de una forma u otra nos provean de materias primas, auxiliares o servicios, (ej. Proveedores, artistas, bandas de música, etc.).
Documentación contable: debe guardarse durante un período de seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Pero cuidado, según la legislación fiscal si presentamos el Impuesto sobre Sociedades de 2016 el 20 de julio de 2017 deberemos conservar la documentación hasta el 20 de julio de 2021. A partir de esa fecha, la documentación no será exigible por la Agencia Tributaria, pero sí lo será, desde el punto de vista mercantil.
Cuando contabilicemos un bien amortizable, debemos tener en cuenta que la documentación de dicho bien debemos guardarla durante todo el período de amortización de dicho bien.
Libros contables: deben guardarse durante el mismo período de tiempo que la documentación contable.
Documentos notariales: deben conservarse durante toda la vida de la asociación.
Libro de visitas: debe conservarse durante toda la vida de la asociación.
Actas de inspección: deben conservarse durante toda la vida de la asociación.
Únicamente aquellos documentos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas y los libros contables, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.
Esta documentación debería estar archivada y ser de fácil acceso. Por este motivo nuestra aplicación para gestión de asociaciones permite el almacenamiento de documentos adjuntos. De esta forma se puede acceder a ellos en cualquier momento.